SIA " Liepājas namu apsaimniekotājs"
PRIVĀTUMA POLITIKA
I. Vispārīgie jautājumi
1. SIA "Liepājas namu apsaimniekotājs" (turpmāk – Apsaimniekotājs) darbības mērķis ir nekustamā īpašuma pārvaldīšana, saistīto pakalpojumu nodrošināšana un administrēšana. Apsaimniekotāja privātuma politikas (turpmāk – Privātuma politika) mērķis ir sniegt datu subjektam informāciju par to, kādam nolūkam Apsaimniekotājs iegūst personas datus, par apstrādes nolūku, apjomu, aizsardzību, apstrādes termiņiem, datu iegūšanas laikā, apstrādājot personas datus.
2.Apstrādājot personas datus, Apsaimniekotājs ievēro Latvijas Republikas spēkā esošos normatīvos aktus, Eiropas Parlamenta un Padomes regulu (ES) 2016/679 par fizisko personu datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti, ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – VDAR), kā arī citus normatīvos aktus privātuma un personas datu apstrādes jomā.
3.Privātuma politika attiecas uz ikvienu fizisko personu, kuras personas datus apstrādā Apsaimniekotājs, un tā ir attiecināma uz personas datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā fiziskā persona ir sniegusi personas datus, Apsaimniekotāja elektronisko pakalpojumu portālā, papīra formātā, telefoniski vai klātienē, kādā no Apsaimniekotāja klientu apkalpošanas centriem.
4. Apsaimniekotājs nodrošina personas datu aizsardzību un to apstrādi. Apsaimniekotājam ir būtiska tā rīcībā esošo fizisko personu datu aizsardzība un privātuma nodrošināšana. Privātuma aizsardzības nodrošināšana ir svarīgs elements, lai sekmētu Apsaimniekotāja vērtību ievērošanu.
5.Privātuma politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz:
5.1. fiziskajām personām – klientiem (tajā skaitā potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem),
potenciālajiem darbiniekiem, kā arī trešajām personām, kuras saistībā ar pakalpojumu sniegšanu fiziskai personai nodod vai pieņem jebkādu informāciju (turpmāk – klienti);
5.2. Apsaimniekotāja klientu apkalpošanas centru apmeklētājiem;
5.3. Apsaimniekotāja uzturēto tīmekļa vietņu un pašapkalpošanās portāla apmeklētājiem.
6.Apsaimniekotāja sīkdatņu politika ir pieejama tīmekļa vietnē: www.lna.lv sadaļā “Privātuma politika”.
II. Pārzinis
7. Personas datu apstrādes pārzinis: SIA "Liepājas namu apsaimniekotājs", reģistrācijas numurs: 42103004583, juridiskā adrese: Tukuma iela 1A, Liepāja, LV-3416, elektroniskā adrese: lna@lna.lv; tīmekļa vietnes adrese: www.lna.lv.
8. Saziņai ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos, kā arī informēšanai par iespējamiem datu aizsardzības pārkāpumiem lūdzam rakstīt uz elektronisko adresi lna@lna.lv, zvanīt uz informatīvo tālruni +371 63470303 vai vērsties jebkurā no klientu apkalpošanas centriem.
III. Personu datu iegūšana un apstrāde
9. Apsaimniekotājs apstrādā šādus personas datus šādiem nolūkiem:
9.1. lai nodrošinātu normatīvajos aktos noteiktās obligātās un citas pārvaldīšanas darbības (VDAR 6.panta c) apakšpunkts), izskatītu klientu iesniegumus un sagatavotu atbildi uz tiem, kā arī dzīvojamās mājas dzīvokļu īpašnieku iesniegto aptaujas anketu un protokolu pārbaudei un kopības lēmumu izpildei, veiktu klienta identificēšanu, saziņu ar klientu vai tā pilnvaroto personu, pārvaldīšanas līguma sagatavošanu, noslēgšanu un noslēgšanas fakta pierādīšanu, lietvedības un mājas lietas vešanu, rēķinu piegādi, norēķinu administrēšanu, informācijas sniegšanu valsts pārvaldes iestādēm normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos (VDAR 6.panta 1.punkta b) apakšpunkts) – vārds, uzvārds, personas kods (cits personas identifikācijas numurs), pilnvarotās personas vārds, uzvārds, personas kods (cits personas identifikācijas numurs), bankas konts, dati par fiziskai personai piederošo nekustamo īpašumu (adrese, kadastra numurs, platība, īpašuma/lietošanas tiesību iegūšanas datums un tiesiskais pamats, īpašuma tiesību/lietošanas tiesību izbeigšanas datums), deklarētā un faktiskā dzīvesvietas adrese, informācija par bankas kontu un kontaktinformācija (tālruņa numurs, elektroniskā adrese), līguma numurs, līguma reģistrēšanas datums, pārvaldīšanas darbību sniegšanas laiks, īpašumā deklarēto personu skaits, ūdens, elektroenerģijas, siltumenerģijas, gāzes u.c. patēriņa apjoms, informācija par norēķiniem (rēķina numurs, datums, summa, rēķina saņemšanas veids, apmaksas datums, parāda summa, informācija par parāda atguvi/piedziņu) par Apsaimniekotāja vai ar tā starpniecību sniegtajiem pakalpojumiem, parādu atgūšanu un piedziņu, maksātspējas pārbaudes dati u.c.; glabāšanas laiks – visu līguma vai tiesiskā pienākuma spēkā esības laiku un 10 gadus pēc tā beigām vai tik ilgi, cik nepieciešams Apsaimniekotāja vai trešo personu leģitīmo interešu pastāvēšanai;
9.2. lai nodrošinātu personāla atlases konkursa norisi un savu tiesisko interešu nodrošināšanai,ciktāl tās saistītas ar personāla atlasi (VDAR 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts) – vārds, uzvārds, personas kods (cits personas identifikācijas numurs), kontaktinformācija, darba pieredze, izglītība (izglītību apliecinošo dokumentu dati – izglītības iegūšanas vieta, iegūtā izglītība vai informācija par kvalifikācijas celšanu, izglītību apliecinošā dokumenta izsniegšanas laiks un vieta) – glabāšanas laiks ne ilgāk kā vienu gadu pēc konkursa beigām.
9.3. lai novērstu vai atklātu noziedzīgu nodarījumu Apsaimniekotāja īpašumā, lietošanā, valdījumā vai turējumā esošajās telpās un teritorijās vai konstatētu pretlikumīgu darbību veikšanu tajās, kā arī lai nodrošinātu Apsaimniekotājs un trešo personu tiesisko interešu aizsardzību to aizskāruma gadījumā un personas vitāli svarīgu interešu, tajā skaitā dzīvības, drošības un veselības aizsardzību (VDAR 6.panta f) apakšpunkts) – personas izskats videonovērošanas sistēmas ierakstā, dati par personas atrašanās vietu un laiku attiecīgajā videonovērošanas vietā glabāšanas laiks ne ilgāk kā 72 stundas vai tik ilgi, cik nepieciešams Apsaimniekotāja leģitīmo interešu pastāvēšanai un aizsardzībai;
9.4. apkalpošanas kvalitātes uzlabošanas nolūkā un Apsaimniekotāja tiesisko interešu aizsardzībai (VDAR 6.panta f) apakšpunkts) – balss ieraksts, datums un laiks, informācija par sarunas saturu un personas datiem, kas iegūti, zvanot uz Apsaimniekotāja informatīvo tālruni – glabāšanas laiks ne ilgāk kā 72 stundas vai tik ilgi, cik nepieciešams Apsaimniekotāja leģitīmo interešu pastāvēšanai;
9.5. lai kontrolētu sniegto pakalpojumu kvalitāti un nodrošinātu to pienācīgu sniegšanu, kā arīnoziedzīgu nodarījumu novēršanai un atklāšanai, īpašuma, personas dzīvības, drošības un veselības aizsardzībai, citu sabiedrības indivīdu interešu ievērošanai un sabiedriskās kārtības nodrošināšanai (VDAR 6.panta f) apakšpunkts) papildus personas dati tiek apstrādāti, lai ievērotu Apsaimniekotāja leģitīmās intereses;
9.6. atsevišķos gadījumos, pamatojoties uz klienta brīvprātīgu piekrišanu, piemēram, atgādinājumu un paziņojumu nosūtīšana īsziņu veidā un uz elektronisko adresi. Gadījumā, ja personas dati tiek apstrādāti uz klienta piekrišanas pamata, klientam ir tiesības jebkurā brīdī atteikties no savu personas datu apstrādes. Piekrišanas atsaukums neietekmē apstrādes likumību, kas pamatota uz piekrišanu pirms atsaukuma (VDAR 6.panta a) apakšpunkts);
9.7. citos nolūkos, par kuriem klients tiek informēts brīdī, kad tas sniedz attiecīgus personas datus.
IV. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
10. Apsaimniekotājs apstrādā personas datus, pamatojoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:
10.1. līguma noslēgšanai un izpildei – lai noslēgtu līgumu par dzīvojamās mājas/neapdzīvojamo telpu pārvaldīšanu, veiktu to administrēšanu, lai slēgtu līgumu ar pakalpojuma sniedzēju un līgumu ar zemes gabala īpašnieku par dzīvojamai mājai funkcionāli nepieciešamā zemes gabala nomu vai lai izpildītu dzīvojamās mājas dzīvokļu īpašnieku kopības lēmumu, kā arī klientu pašapkalpošanās vortāla administrēšanai;
10.2. normatīvo aktu izpildei – lai izpildītu Apsaimniekotājam saistošos normatīvajos aktos noteikto pienākumu;
10.3. lai ievērotu Apsaimniekotāja leģitīmās intereses, piemēram:
10.3.1. apkalpošanas kvalitātes uzlabošana;
10.3.2. klientu apkalpošanas kvalitātes kontrole;
10.3.3. jaunu pakalpojumu ieviešana;
10.3.4. noziedzīgu nodarījumu un prettiesiskas rīcības novēršana;
10.3.5. savu tiesisko interešu aizsardzība valsts pārvaldes un operatīvās darbības iestādēs un tiesā;
10.3.6. parāda piedziņai.
11. Klienta personas dati tiek apstrādāti, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Apsaimniekotāja saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus.
12. Personas datus drīkst apstrādāt tikai iepriekš definētam mērķim. Tiklīdz pārstāj eksistēt personas datu apstrādes mērķis, personas datus Apsaimniekotājs dzēš vai anonimizē, ņemot vērā noteikto personas datu glabāšanas laiku.
13. Personas datu apstrādes mērķa definējums vienmēr ir nepārprotams, izteikts skaidri un saprotami, kā arī atbilstošs faktiskajai personas datu apstrādei.
14. Personas datus Apsaimniekotājs saņem un apstrādā tikai to apstrādes mērķim nepieciešamā apjomā. Ja tas ir iespējams un pamatots, tiek izmantoti anonimizēti dati.
15. Datu vākšanas ietvaros Apsaimniekotājs klientam pēc pieprasījuma vai citā gadījumā saskaņā ir normatīvajos aktos noteikto sniedz visaptverošu informāciju par datu apstrādes veidu, apjomu un mērķi.
16.Apsaimniekotājs nodrošina veiktās personas datu apstrādes pārredzamību – vieglā veidā padarot pieejamu un saprotamu informāciju par personas datu apstrādi, tai skaitā par personu datu apstrādes mērķi, apjomu, kāds nepieciešams apstrādes nodrošināšanai, informāciju par datu apstrādes riskiem un klienta tiesībām un to īstenošanu.
17.Apsaimniekotājs nodrošina, ka personas dati tiek apstrādāti un glabāti tikai tādu laika periodu, kas nepieciešams šo personas datu apstrādes mērķa izpildei. Apstrādes termiņus nosaka, ņemot vērā normatīvajos aktos noteikto, Apsaimniekotāja leģitīmās intereses, kā arī citus pamatotus apsvērumus, piemēram, maksājumu informācija saskaņā ar normatīvo aktu prasībām jāglabā ne mazāk kā piecus gadus u.tml., ja vien konkrētas attiecīgās informācijas saglabāšana ilgāk nav nepieciešama Apsaimniekotāja vai trešās personas leģitīmo interešu aizsardzībai konkrētā gadījumā, jo tad šī informācija var tikt uzglabāta līdz attiecīgās leģitīmās intereses realizēšanas pabeigšanas brīdim.
18. Apsaimniekotājs atkarībā no personas datu apstrādes rakstura veic tehniskus un organizatoriskus pasākumus ar mērķi līdz minimumam samazināt personas datu apstrādes riskus. Ja Apsaimniekotājs jebkādā veidā saņem ziņas par tās apstrādē esošiem nepareiziem personas datiem, šādi dati tiek nekavējoties dzēsti vai laboti, lai nodrošinātu personas datu pareizību. Ja Apsaimniekotājs konstatē datu aizsardzības pārkāpumu, Apsaimniekotājs paziņo par šo pārkāpumu uzraudzības iestādei normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un termiņos.
19.Ja personas datu apstrādei tiek izmantotas lietotnes, pakalpojumi un produkti, Apsaimniekotājs veic pasākumus, lai pēc iespējas samazinātu personas datu apstrādi un nodrošinātu datu aizsardzības principu ievērošanu, pēc noklusējuma piemērojot atbilstošus personu datu aizsardzības pasākumus, piemēram, lietotnes datu šifrēšanu.
V. Personu datu aizsardzība
20. Apsaimniekotājs aizsargā klientu personas datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Apsaimniekotāja saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:
20.1. ugunsmūris;
20.2. datu šifrēšanu, pārraidot datus;
20.3. ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas;
20.4. citus aizsardzības pasākumus atbilstoši aktuālajām tehnoloģiju attīstības iespējām.
21. Apsaimniekotājs neveic automatizēto lēmumu pieņemšanu, apstrādājot personas datus. Apsaimniekotāja rīcībā esošos personas datus vienmēr apstrādā cilvēks.
VI. Personu datu nodošana trešām personām
22. Apsaimniekotājs nodod personas datus, ja personas datu nodošanai ir tiesisks pamats.
23.Apsaimniekotājs nodod klienta personas datus trešajai personai gadījumā, ja to nosaka
normatīvie akti vai kad tas nepieciešams Apsaimniekotāja leģitīmo interešu aizsardzībai, tai skaitā, bet ne tikai, uzraugošajai tiesībaizsardzības iestādei, izmeklēšanas iestādei, prokuratūrai, zvērinātam notāram, zvērinātam tiesu izpildītājam, Valsts ieņēmumu dienestam un c.
24. Apsaimniekotājs neizpauž trešajām personām klienta personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līguma darbības laikā iegūtu informāciju, tajā skaitā informāciju par saņemtajām precēm un pakalpojumiem, izņemot:
24.1.ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līgumaizpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju;
24.2. saskaņā ar klienta skaidru un nepārprotamu piekrišanu;
24.3. normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos Apsaimniekotāja leģitīmo interešu aizsardzībai, proti, vēršoties tiesā vai citās institūcijās pret personu, kura ir aizskārusi Apsaimniekotāja leģitīmās intereses;
24.4. saskaņā ar Apsaimniekotāja vai trešās personas leģitīmajām interesēm normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apmērā, piemēram, klientu apkalpošanas dienestam, sistēmas uzturēšanai u.c. pakalpojumu sniedzēji, kas nodrošina pakalpojumus saistībā ar datu apstrādi.
25. Apsaimniekotāja darbinieks, kurš Apsaimniekotājā apstrādā personas datus, nodrošina
personas datu konfidencialitātes ievērošanu. Personas dati ir pieejami ierobežotam Apsaimniekotājs darbinieku lokam, ciktāl tas nepieciešams viņu tiešo darba pienākumu veikšanai. Apsaimniekotājs nenodod personas datus ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas.
26. Apsaimniekotājs bez nepamatotas kavēšanās paziņo klientam par personas datu aizsardzības pārkāpumu, ja pārkāpums varētu radīt augstu risku fizisko personu tiesībām un brīvībām.
27. Nododot personas datus, Apsaimniekotājs īsteno atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus atbilstoši VDAR.
VII. Klientu tiesības
28. Klientam ir tiesības saņemt visu informāciju par savu personas datu apstrādi, informācija ir iekļauta Apsaimniekotāja klientu pašapkalpošanās portālā, kur autorizēts klients var pārliecināties par savu personas datu pareizumu un nepieciešamības gadījumā tos mainīt.
29. Klientam ir tiesības piekļūt saviem datiem, saņemot apstiprinājumu par to, vai attiecībā uz klientu tiek vai netiek apstrādāti personas dati, pieprasīt veikt to papildināšanu, labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu, vai iebilst pret datu apstrādi. Informāciju par klienta personas datu apstrādi atbilstoši klienta pieprasījumam Apsaimniekotājs sagatavo ne vēlāk kā viena mēneša laikā pēc klienta pieprasījuma saņemšanas. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Apsaimniekotāja pienākumiem, kas tam izriet no spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem. Ja informāciju pieprasījuma sarežģītības un apjoma dēļ nav iespējams sniegt viena mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas dienas, informācijas sniegšanas termiņu var pagarināt vēl uz diviem mēnešiem, par pagarināšanas iemesliem informējot klientu.
30. Klientam ir tiesības prasīt savu personas datu dzēšanu vai iebilst pret datu apstrādi kādā no zemāk minētajiem gadījumiem, bet ne tikai:
30.1.personas dati vairs nav nepieciešami saistībā ar nolūku, kādam tie tika iegūti vai apstrādāti;
30.2. klients atsauc savu piekrišanu, uz kuras tika balstīta datu apstrāde, un nepastāv cits tiesisks pamats šādai apstrādei;
30.3. personas datu apstrāde tiek veikta tiešās tirgvedības nolūkos;
30.4. datu apstrādi veic zinātniskās vai vēstures pētniecības nolūkos vai statistikas nolūkos.
30.5. klients iebilst pret šādu datu apstrādi:
30.5.1. apstrādes pamats ir Apsaimniekotāja leģitīmās intereses un nepastāv leģitīmi iemesli, kas būtu svarīgāki par klienta interesēm;
30.5.2. personas dati ir tikuši apstrādāti nelikumīgi;
30.5.3. personas dati ir jādzēš, lai nodrošinātu, ka tiek pildīts Apsaimniekotāja juridisks
pienākums, kas noteikts Apsaimniekotājam piemērojamajos normatīvajos aktos.
31.Apsaimniekotājam ir tiesības atteikties dzēst personas datus, ja šo datu apstrāde
nepieciešama:
31.1. lai nodrošinātu, ka tiek pildīts Apsaimniekotāja juridisks pienākums, kas noteikts
Apsaimniekotājam piemērojamos normatīvajos aktos;
31.2. parādu piedziņas darbību veikšanai vai aizstāvības nodrošināšanai.
32. Klientam ir tiesības ierobežot (personas datu apstrādes ierobežošana nozīmē, ka personas dati tiks glabāti, bet netiks apstrādāti citādos veidos; Apsaimniekotājs informē klientu, kad datu apstrādes ierobežošana tiks pārtraukta) viņa personas datu apstrādi šādos gadījumos:
32.1. klients apstrīd apstrādāto personas datu precizitāti – šādā gadījumā datu apstrāde tiek ierobežota uz laiku, kurā Apsaimniekotājs var pārbaudīt personas datu precizitāti;
32.2. ja personas datu apstrādes pamats ir Apsaimniekotāja leģitīmās intereses, un klients iebilst pret personas datu apstrādi – šādā gadījumā personas datu apstrāde tiek ierobežota uz laiku, kamēr nav pārbaudīts, vai Apsaimniekotāja leģitīmā interese nav svarīgāka par klienta leģitīmo iemeslu;
32.3. klients iebilst pret nelikumīgi apstrādātu personas datu dzēšanu un tās vietā pieprasa datu izmantošanas ierobežošanu;
32.4. Apsaimniekotājam personas dati apstrādei vairs nav vajadzīgi, taču tie nepieciešami klientam, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības, piemēram, celtu prasību tiesā.
33. Apsaimniekotājs personas datu apstrādi veic saskaņā ar normatīvajiem aktiem. Saņemot klienta iebildumus par personas datu apstrādi, veic nepieciešamās darbības, lai izvērtētu iebildumos norādīto un novērstu konstatētās neatbilstības. Atbildi uz ar datu apstrādes saistītajiem jautājumiem, kā arī uz klientu pieprasījumiem un iesniegumiem Apsaimniekotājs sniedz, nosūtot elektroniski, pa pastu uz klienta norādīto kontaktadresi vai citā klienta norādītā veidā. Ja Apsaimniekotājs nenovērš klienta iebildumos norādīto neatbilstību un klientam ir pamats uzskatīt, ka Apsaimniekotāja veiktā klienta personas datu apstrāde nenotiek saskaņā ar normatīvajiem aktiem, klientam ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē –Datu valsts inspekcijā.
VIII. Noslēgums
34. Ņemot vērā, ka Apsaimniekotājs pastāvīgi attīsta savu darbību un pilnveido sniegtos pakalpojumus, tad Apsaimniekotājs patur tiesības grozīt vai papildināt šo Privātuma politiku. Ja Privātuma politikā tiks veikti grozījumi, klientiem par to tiks sniegta atbilstoša informācija Apsaimniekotāja tīmekļa vietnē www.lna.lv "Privātuma politika".
